ZBK-Beleg
Neues Verfahren erleichtert die Buchführung - Betrieb und Kanzlei profitieren -
„Der Beleg soll dort sein, wo man ihn braucht“ - dieser Grundsatz leuchtet ein, blieb aber bislang oft nur eine Wunschvorstellung. Denn bei der räumlichen Trennung zwischen Mandant und Steuerkanzlei mussten bisher die Belege auf dem Postweg oder durch persönliche Besuche überbracht werden - mit vielem Hin und Her, Wartezeiten, Verzögerungen und Problemen, wenn bspw. ein versandter Beleg wegen Versicherungs- oder Garantiefall doch schnell wieder vor Ort benötigt wurde.
Das Verfahren ZBK-Beleg beseitigt alle diese Probleme, denn es hebt die räumliche Trennung zwischen Mandant und Kanzlei auf: Der Mandant behält seine Belege. Er schickt sie lediglich per Fax oder E-Mail zur nlb, wo sie mandantenweise zentral zur Nutzung durch die Steuerkanzlei/Buchstelle gespeichert werden. Die Kanzlei bekommt per Datenfernübertragung sofort Zugriff auf die Belege, so dass diese als Dateien in der Kanzlei zur Verfügung stehen; die Dateien werden als PDF-Dokumente in stark komprimierter Form erzeugt und für Texterkennung aufbereitet. Wenn in der Kanzlei zum Buchführungsprogramm AssBILA-B auch der Belegassistent genutzt wird, können damit die Belege sogar den Geschäftsvorfällen zugeordnet werden.
Der Start mit ZBK-Beleg - ganz einfach!
Der Mandant benötigt nichts weiter als ein handelsübliches Faxgerät. Die Anmeldung zur Nutzung von ZBK-Beleg erfolgt „online“: Die Steuerkanzlei/Buchstelle meldet den Mandanten mit wenigen Eingabedaten und Mausklicks bei der nlb an. Bei der nlb wird dann automatisch eine mandantenspezifische Telefax-Nummer vergeben. Diese Nummer wird sogleich in die Kanzlei rückübertragen. Sobald dem Mandant diese Nummer mitgeteilt wurde, kann er schon mit dem Faxversand der Belege beginnen. Anstelle Faxversand können die Belege auch gescannt und dann per E-Mail übertragen werden, in diesem Fall an eine mandantenspezifische E-Mail-Adresse.
Nutzung rund um die Uhr - aber sicher
Das Versenden ist laufend 24 h pro Tag möglich, dank der mandantenspezifischen Fax-Nummer gibt es praktisch keine Wartezeiten. Eine automatische Abprüfung von Quell- und Zielfaxnummern bei der nlb und die besonders hohen, ständig überwachten Datenschutzstandards des nlb-Rechenzentrums sorgen für absolute Sicherheit und Vertraulichkeit der übermittelten Belege.
„unglaubliche Erleichterung und Zeitersparnis“ „endlich bleiben die Belege im Haus“ „ typische win-win-Situation“ Stimmen der nlb- Pilotanwender
Zettelwirtschaft adieu!
Das Hin- und Hersenden von unförmigen Briefen, Zettelhaufen, dick gefüllte Aktenordner und was sonst noch für papierne Belege nötig war, zeitraubende Besuche vom/beim Mandanten, alles das gehört mit ZBK-Beleg der Vergangenheit an. Die für den Mandanten „online“ abgeholten Belege stehen sogleich in der Dokumentenverwaltung des Betriebes bereit. Der Kanzleimitarbeiter hat nun bei Bedarf dieselben Beleginhalte vor Augen wie der Mandant mit seinem Originalbeleg - bei Rückfragen ein großer Vorteil.
Speichern ist gut - Verknüpfen ist besser
Ist schon allein das „doppelte Vorhandensein“ der Belege bei Mandant und Kanzlei ein großer Vorzug, so bringt die Digitalisierung noch erhebliche, zusätzliche Vorteile. Belege nach bestimmten Namen oder Zahlen zu durchsuchen, erforderte früher langwieriges Durchblättern - jetzt geht es im Handumdrehen, denn mit dem Belegassistenten können die Belege nach Texten und Zahlen durchsucht und gefiltert werden. Hauptzweck des Belegassistenten ist aber, die Belege mit Geldvorgängen zu verknüpfen. Die Zuordnung ist denkbar einfach, es genügt ein Mausklick oder Tastendruck, wenn Geldvorgang und passender Beleg zugleich am Bildschirm stehen. Beim Durchblättern der Geldvorgänge werden dann automatisch die zugeordneten Belege eingeblendet.
Pro Geldvorgang ein Beleg - so einfach ist es oft nicht. Der Belegassistent passt sich daher flexibel der Buchungswirklichkeit an: per Mausklick kann ein Beleg mehreren Geldvorgängen zugeordnet werden, oder es können auch mehrere Dokumente zu einem Beleg zusammengeheftet werden.
Digitale Belege - mehr Zeit fürs Wesentliche
+ Einfachere, effektivere Organisation
· Originalbelege verbleiben im Betrieb vor Ort
· im Betrieb genügt ein Faxgerät
· Entlastung der Kanzlei von Papierbelegen
· Mandant und Kanzlei haben dasselbe vor Augen
· Datenhaltung integriert in die Buchhaltung
· Kanzlei kann auch im Nachhinein sofort Belegnachweis führen
+ Zeitvorteile
· 24h-Übermittlung der Belege
· kein zeitraubendes Hin und Her durch Versand/Abholen
· Kanzlei hat Sofortzugriff auf Belege ohne Zeitverzug
· Fristen einhalten ohne Stress
· zeitnahe Controlling-Auswertungen (BWA, Planungsrechnung)
· zeitnahe Gewinnvorschau ermöglicht noch „Gegensteuern“
Weiter zu Belegassistent
ZBK-Beleg