Digitales Belegmanagement

ZBK-Beleg

Neues Verfahren erleichtert die Buchführung
 - Betrieb und Kanzlei profitieren -

„Der Beleg soll dort sein, wo man ihn braucht“ - dieser Grundsatz leuchtet ein, blieb aber bislang oft nur eine Wunschvorstellung. Denn bei der räumlichen Trennung zwischen Mandant und Steuerkanzlei mussten bisher die Belege auf dem Postweg oder durch persönliche Besuche überbracht werden - mit vielem Hin und Her, Wartezeiten, Verzögerungen und Problemen, wenn bspw. ein versandter Beleg wegen Ver­si­che­rungs- oder Garantiefall doch schnell wieder vor Ort benötigt wurde.

Das Verfahren ZBK-Beleg beseitigt alle diese Probleme, denn es hebt die räumliche Trennung zwischen Mandant und Kanzlei auf:  Der Mandant behält seine Belege. Er kann die Belege auf verschiedene Arten (Mail, Fax, Hochladen) zur nlb übermitteln, wo sie mandantenweise zentral zur Nutzung durch die Steuerkanzlei/Buchstelle gespeichert werden. Die Kanzlei bekommt per Datenfernüber­tragung sofort Zugriff auf die Belege, so dass diese als Dateien in der Kanzlei zur Verfügung stehen; die Dateien werden als PDF-Dokumente in stark komprimierter Form erzeugt und für Text­erkennung aufbereitet. Wenn in der Kanzlei zum Buchführungsprogramm AssBILA-B auch der Belegassistent genutzt wird, können damit die Belege sogar den Geschäftsvorfällen zuge­ordnet werden und stehen im Programm bereit, d.h. in allen Konten mit Sicht auf Einzelbuchungen.

Der Mandant benötigt zur Übermittlung keine nlb-Finanzbuchhaltung. Wenn er die Belege per Mail oder Fax zur nlb schickt, ist keinerlei nlb-Software erforderlich.

Besonders einfach ist die Übermittlung, wenn die von der nlb empfohlenen Fujitsu-Scanner mit der Software AssBELEG benutzt werden; in diesem Fall wird alles von der nlb (per Fernwartung) so eingerichtet, dass per Tastendruck auf den Scanner der Beleg direkt ins passende Postfach bei der nlb hochgeladen wird.

Der Start mit ZBK-Beleg - ganz einfach!

Der Mandant benötigt nichts weiter als ein handelsübliches Faxgerät. Die Anmel­dung zur Nutzung von ZBK-Beleg erfolgt „online“: Die Steuerkanzlei/Buchstelle meldet den Mandanten mit wenigen Eingabedaten und Mausklicks bei der nlb an. Bei der nlb wird dann automatisch eine mandantenspezifische Telefax-Nummer vergeben. Diese Nummer wird sogleich in die Kanzlei rückübertragen. Sobald dem Mandant diese Nummer mitgeteilt wurde, kann er schon mit dem Faxversand der Belege beginnen. Anstelle Faxversand können die Belege auch gescannt und dann per E-Mail übertragen werden, in diesem Fall an eine mandantenspezifische E-Mail-Adresse.

Nutzung rund um die Uhr - aber sicher

Das Versenden ist laufend 24 h pro Tag mög­lich, dank der mandantenspezifischen Fax-Num­mer gibt es praktisch keine Wartezeiten. Eine auto­ma­tische Ab­prü­fung von Quell- und Zielfax­num­mern bei der nlb und die beson­ders hohen, stän­dig überwachten Daten­schutz­standards des nlb-Rechenzentrums sorgen für abso­lute Sicherheit und Vertrau­lichkeit der übermittelten Belege.
„unglaubliche Erleichterung und Zeitersparnis“ „endlich bleiben die Belege im Haus“ „ typische win-win-Situation“ Stimmen der nlb-Pilotanwender

Zettelwirtschaft adieu!

Das Hin- und Hersenden von unförmigen Briefen, Zettelhaufen, dick ge­füllte Akten­ordner und was sonst noch für papierne Belege nötig war, zeit­rau­ben­de Besuche vom/beim Man­dan­ten, alles das gehört mit ZBK-Beleg der Vergan­gen­heit an. Die für den Mandanten „online“ abgeholten Belege stehen sogleich in der Doku­men­tenverwaltung des Betriebes bereit. Der Kanzlei­mit­arbei­ter hat nun bei Bedarf dieselben Beleginhalte vor Augen wie der Mandant mit seinem Originalbeleg - bei Rückfragen ein großer Vorteil.

Speichern ist gut - Verknüpfen ist besser

Ist schon allein das „doppelte Vorhandensein“ der Belege bei Man­dant und Kanzlei ein großer Vorzug, so bringt die Digitali­sierung noch erhebliche, zusätz­liche Vorteile. Belege nach be­stimm­ten Na­men oder Zahlen zu durchsuchen, erforderte früher langwieriges Durch­blättern - jetzt geht es im Handumdrehen, denn mit dem Belegassistenten können die Belege nach Texten und Zahlen durch­sucht und gefiltert werden. Hauptzweck des Beleg­assistenten ist aber, die Belege mit Geldvorgängen zu verknüpfen. Die Zuord­nung ist denkbar einfach, es genügt ein Mausklick oder Tasten­druck, wenn Geldvorgang und passender Beleg zugleich am Bild­schirm stehen. Beim Durchblättern der Geld­vorgänge werden dann auto­matisch die zugeordneten Belege eingeblendet.

Pro Geldvorgang ein Beleg - so einfach ist es oft nicht. Der Beleg­assistent passt sich daher flexibel der Buchungswirklichkeit an: per Mausklick kann ein Beleg mehreren Geldvorgängen zuge­ord­­net werden, oder es können auch mehrere Dokumente zu ei­nem Beleg zu­sammengeheftet werden.

Digitale Belege - mehr Zeit fürs Wesentliche

Einfachere, effektivere Organisation

  • Originalbelege verbleiben im Betrieb vor Ort
  • im Betrieb genügt ein Faxgerät
  • Entlastung der Kanzlei von Papier­belegen
  • Mandant und Kanzlei haben dasselbe vor Augen
  • Datenhaltung integriert in die Buch­haltung
  • Kanzlei kann auch im Nachhinein sofort Belegnachweis führen

Zeitvorteile

  • 24h-Übermittlung der Belege
  • kein zeitraubendes Hin und Her durch Versand/Abholen
  • Kanzlei hat Sofortzugriff auf Belege ohne Zeitverzug
  • Fristen einhalten ohne Stress
  • zeitnahe Controlling-Auswertungen (BWA, Planungsrechnung)
  • zeitnahe Gewinnvorschau ermöglicht noch „Gegensteuern“

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