AssBELEG

Der Software-Assistent zum Scannen und Verwalten digitaler Belege

Mit Vollgas in die Zukunft der Buchführung

Die Grundausstattung besteht aus einem Notebook, einem handlichen Scanner und der Software AssBELEG.

Damit ist der mobile Scan-Arbeitsplatz startklar und überall wo Papierbelege auftauchen und einer Mandantenbuchführung zugeordnet werden sollen, können diese sofort durch Scannen digitalisiert werden.

Der Scan-Arbeitsplatz ist unabhängig vom Netzwerk oder dem Internet. Er kann vom Mandanten vor Ort auf dem Betrieb oder von Mitarbeitern der Kanzlei/Buchstelle im Außendienst, aber auch innerhalb der Kanzlei/Buchstelle mobil genutzt werden.

Dabei ist die Arbeitsweise immer ein und dieselbe. Belege werden gescannt -buchstäblich auf Tastendruck. Damit wird gleichzeitig die Software AssBELEG aktiviert, die Zuordnung zur Mandantenbuchführung erfolgt und es sammeln sich die digitalen Belege im Archiv. Erst wenn eine Netzwerk- oder Internetverbindung bereitsteht, erfolgt das notwendige Hochladen im ZBK-Verfahren.

ZBK heißt "zentrale Bereitstellung Kontodaten" und ist das vollautomatische Verfahren, um digitale Belege, genauso wie die Bankkontoauszüge, sicher und verschlüsselt den Mandantenbuchführungen in AssBILA-B zuzuordnen. Datendrehscheibe ist dabei das Rechenzentrum der nlb in Verden.

Innerhalb von AssBILA-B ist die Dokumentenverwaltung der Sammelpunkt der digitalen Belege. Diese können zunächst noch mit Notizen versehen, geordnet und neu geheftet werden. Sind sie aber den Buchungen in der Gelderfassung zugeordnet, dann tritt mit dem Festschreiben auch die Unveränderbarkeit des digitalen Beleges ein. Eine wichtige Forderung nach den gesetzlichen Vorgaben der GoBD.

Wer erntet die Früchte aus einer digitalen Belegbuchhaltung?

Das ist zunächst der Betrieb vor Ort, der alle Papierbelege bei sich behält und gleichzeitig ein digitales Archiv aufbaut, in dem alle Belege nach Stichwort, Nummer oder beliebiger Zeichenfolge auffindbar sind.

Das ist aber auch der buchhalterische Bearbeiter, der mit Zugriff auf die Belege alle Arbeiten termingerecht erledigen kann.

Und das ist letztendlich der Steuerberater, der nicht nur das Zahlenwerk der Buchhaltung durchleuchten kann, sondern von der Bilanz über Kontennachweise zu den Buchungen und direkt zugeordnet zu den Belegbildern findet.

 

 

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