AssGEFA und AssGEBU

Mit dem dynamischen Duo haben Sie Ihre komplette Kanzleiverwaltung im Griff:

AssGEFA kümmert sich um die Mandantenverwaltung, die Leistungserfassung und Honorarberechnung nach StBVV und AssGEBU ist für die eigene Finanzbuchhaltung zustängig. Es enthält den Zahlungsverkehr (Überweisungen und Lastschriften), den Kontoauszugmanager, die Offene-Posten-Verwaltung sowie das Mahnwesen.

AssGEFA bietet umfassende Möglichkeiten für die Auftragsverwaltung, Leistungserfassung, Gebührenkalkulation und Honorarabrechnung in der Steuerkanzlei bzw. der Buchstelle..

Die Datenübernahme der Rechnungsbuchungen in das Programm AssGEBU ermöglicht u.a. den automatischen Zahlungsverkehr (Lastschrifteinzug/Zahlungen online per Home-Banking), die Offene-Posten-Rechnung, das Mahnwesen und die Abschlusserstellung der Kanzleibuchhaltung.

Mit der Mandantenverwaltung erhalten Sie Zugriff auf alle Mandantenstammdaten für z.B. Kurz- und Serienbriefe oder individuell zusammenstellbare Mandantenlisten. Neu: Jetzt mit Anschluss an Fristenwächter von ReKoSo.

Weiterere Stärken der nlb-Kanzleiverwaltung 

  • In der Leistungserfassung können erledigte Arbeiten vom Sachbearbeiter sofort mit der benötigten Arbeitszeit, den Gegenstandswerten, evtl. Auslagen und Bemerkungen erfasst und so in der lfd. Rechnung für die spätere Fakturierung vorgemerkt werden.
  • Bei Abrechnung der Gebühren gemäß §39 der StBGebV Tabelle D können die Umsätze und Flächen direkt aus der Buchhaltung des Mandanten (AssBILA-B) in die Rechnung übernommen werden.
  • Viele Routinearbeiten lassen sich einfach und arbeitssparend erledigen, z.B. automatisches Erzeugen von wiederkehrenden Abschlägen mit anschließendem Lastschrifteinzug.

 

 

  • Fakturierte/bezahlte Abschläge werden automatisch in der Endabrechnung berücksichtigt und verrechnet, Differenzen zwischen Abschlagsrechnungen und Abschlagszahlungen werden vom Programm selbstständig ausgebucht und korrigiert
  • Gebührenkalkulation anhand benötigter Arbeitszeiten, Vorjahreswerten oder pauschalem Aufschlag
  • Das Rechnungslayout kann flexibel gestaltet werden, z.B. die Verwendung von Grafiken, Schriftarten, Auswahl von Inhalten
  • Zahlreiche Auswertungen geben einen wertvollen Überblick für die Unternehmensführung: Stand der Auftragsbearbeitung, Mandanten-/Mitarbeiterumsätze, Mitarbeiterzeiten, Hitlisten (bester Mitarbeiter, bestes Team...)
  • Automatischer Zahlungsverkehr per Onlinebanking für die Kanzleibuchhaltung
  • Komfortabler Überblick über die OP- und Anzahlungskonten, integriertes mehrstufiges Mahnwesen, Erstellung des Jahresabschlusses nach HGB


AssGEFA Funktionen

Mandantenstammdaten

Die Mandantenstammdaten werden nur einmal erfasst und sind damit sowohl in AssGEFA als auch in AssGEBU verfügbar. Dies ermöglicht einen kompletten Zugriff auf alle wichtigen Daten des Mandanten (Anschrift, Bankverbindung, Auftragsdaten, Leistungs- und Zeitdaten, Rechnungen, Offene Posten, Anzahlungen usw.). Weiterhin lassen sich bis zu 40 individuelle Textfelder belegen, um weitere Kriterien für die Mandanten zu definieren. Nach diesen Textfeldern können in der Mandantenverwaltung entsprechende Abfragen erstellt werden.

Auftragsverwaltung

Die Verwaltung der Mandate wird durch die schematische Auftragsübersicht ermöglicht. Es können alle fakturierten und noch offenen Aufträge des gewählten Mandanten detailliert mit Angabe von Gebühren, Zeitbedarf (Stundenauflistungen) und erzieltem Ergebnis aufgelistet werden.

Die Kalkulation der aktuell gewählten Rechnung ermöglicht die Ermittlung der Gebühren unter Berücksichtigung der entstandenen Kosten. Diese werden automatisch anhand des Zeitverbrauches und des individuellen Stundensatzes der Mitarbeiter ermittelt. Mit Hilfe von Kalkulationsvorgaben, wie etwa Vorjahresgebühren oder einem pauschalen Aufschlag, können die Gebühren von AssGEFA errechnet werden.

Leistungserfassung

In der Leistungserfassung können die Sachbearbeiter die ausgeführten Leistungen und die dafür benötigten Zeiten sofort erfassen. Alle erbrachten Arbeiten werden automatisch in die laufende Rechnung (Auftrag) übernommen, sofern sie dort noch nicht vorhanden sind. Die erfassten Zeiten der Mitarbeiter dienen als Grundlage für die Gebührenkalkulation und der Kosten- und Erfolgskontrolle der Buchstelle.

Die Gegenstandswerte für die Gebührenberechnung gemäß § 39 der StBGebV werden von AssGEFA berechnet. Die dazu notwendigen Angaben (Umsätze, Flächen usw.) können eingegeben oder direkt aus der Buchhaltung des Mandanten (AssBILA) übernommen werden.

Abschlagsrechnungen

Eine besondere Arbeitserleichterung erlaubt die automatische Fakturierung von monatlichen oder vierteljährlichen Abschlägen mit anschließendem Lastschrifteneinzug. Die vom Mandanten tatsächlich geleisteten Zahlungen werden selbstständig aus dem Anzahlungskonto der Buchhaltung in die Endabrechnung übertragen. Bei der späteren Verbuchung der Endabrechnung werden die Abschlagszahlungen auf dem Anzahlungskonto wie auch evtl. Differenzen zwischen Abschlagsrechnung und Abschlagszahlung vom Programm selbstständig ausgebucht bzw. korrigiert.

Finanzbuchhaltung

Mit der Übernahme der Rechnungsbuchungen in die Kanzleibuchhaltung (AssGEBU) ist die Fakturierung u.a. an den Zahlungsverkehr (Onlinebanking), an die Offene-Posten-Rechnung, an das mehrstufige Mahnwesen und die Abschlusserstellung angeschlossen.

Die in AssGEFA erstellten Abschlags- oder Endrechnungen können automatisch per Lastschrifteneinzug für alle Mandanten eingezogen werden, die eine Einzugsermächtigung erteilt haben. Hierzu wird aus den Rechnungsdaten eine Zahlungsverkehrsdatei erzeugt, die mit dem Onlinebanking an die Bank übermittelt werden kann.

Auf der Grundlage der offenen Rechnungen können Mahnschreiben z.B. an säumige Mandanten erstellt werden. Hierzu steht ein fünfstufiges Mahnwesen zur Verfügung. Die vorgegebenen Mahntexte lassen sich individuell abändern, auf Wunsch werden Mahngebühren oder Verzugszinsen aufgeschlagen. Vor dem Ausdruck der Mahnschreiben erlaubt eine geraffte Mahnübersicht eine optimale Kontrolle und ggf. Änderung der Mahnstufe.

Erfolgskontrolle

Auf der Grundlage der in AssGEFA erfassten Daten lassen sich wertvolle Aussagen für die Unternehmensführung ableiten. Zahlreiche Auswertungen geben einen Überblick über den Stand der Auftragsbearbeitung (erledigt/unerledigt), über Mandanten- und Mitarbeiterumsätze, verbrauchte Arbeitszeiten und entstandene Kosten. Die Auswertung "Mandantenstatus" zeigt z.B. eine vollständige Übersicht über alle Aufträge eines Mandanten, deren Bearbeitungsstand, verbrauchte Zeiten, entstandene Kosten und den erzielten Gewinn bzw. Verlust.

Die Deckungsbeiträge je Mandant lassen sich wahlweise sortieren nach Mandant, Umsatz, Kosten oder Ergebnis (Mandantenhitliste).

In der Auswertung „Bearbeitungsstand nach Auftragsarten“ lassen sich für alle Leistungsarten die erledigten und unerledigten Aufträge einsehen, sortiert nach Mitarbeiter, Auftragsart und Status. So werden z.B. für die Buchführungsaufträge die Anzahl der erledigten Monate dargestellt.

Mandantenverwaltung

Die Mandantenverwaltung ermöglicht auf Knopfdruck den Zugriff auf alle Mandantenstammdaten außerhalb von AssGEFA. Es lassen sich z.B. Kurzbriefe sowie Serienbriefe mit MS-WORD erstellen, E-Mails versenden oder individuell zusammengestellte Mandantenlisten mit Hilfe von selbstdefinierten Abfragen erstellen.
Mandantenstammdaten werden vollautomatisch im Fristenwächter von ReKoSo weiterverarbeitet. Ein praktisches Anwendungsbeispiel: Hier

Mandantenstammdaten

Die Mandantenstammdaten werden nur einmal erfasst und sind damit sowohl in AssGEFA als auch in AssGEBU verfügbar. Dies ermöglicht einen kompletten Zugriff auf alle wichtigen Daten des Mandanten (Anschrift, Bankverbindung, Auftragsdaten, Leistungs- und Zeitdaten, Rechnungen, Offene Posten, Anzahlungen usw.). Weiterhin lassen sich bis zu 40 individuelle Textfelder belegen, um weitere Kriterien für die Mandanten zu definieren. Nach diesen Textfeldern können in der Mandantenverwaltung entsprechende Abfragen erstellt werden.

Auftragsverwaltung

Die Verwaltung der Mandate wird durch die schematische Auftragsübersicht ermöglicht. Es können alle fakturierten und noch offenen Aufträge des gewählten Mandanten detailliert mit Angabe von Gebühren, Zeitbedarf (Stundenauflistungen) und erzieltem Ergebnis aufgelistet werden.

Die Kalkulation der aktuell gewählten Rechnung ermöglicht die Ermittlung der Gebühren unter Berücksichtigung der entstandenen Kosten. Diese werden automatisch anhand des Zeitverbrauches und des individuellen Stundensatzes der Mitarbeiter ermittelt. Mit Hilfe von Kalkulationsvorgaben, wie etwa Vorjahresgebühren oder einem pauschalen Aufschlag, können die Gebühren von AssGEFA errechnet werden.

Leistungserfassung

In der Leistungserfassung können die Sachbearbeiter die ausgeführten Leistungen und die dafür benötigten Zeiten sofort erfassen. Alle erbrachten Arbeiten werden automatisch in die laufende Rechnung (Auftrag) übernommen, sofern sie dort noch nicht vorhanden sind. Die erfassten Zeiten der Mitarbeiter dienen als Grundlage für die Gebührenkalkulation und der Kosten- und Erfolgskontrolle der Buchstelle.

Die Gegenstandswerte für die Gebührenberechnung gemäß § 39 der StBGebV werden von AssGEFA berechnet. Die dazu notwendigen Angaben (Umsätze, Flächen usw.) können eingegeben oder direkt aus der Buchhaltung des Mandanten (AssBILA) übernommen werden.

Abschlagsrechnungen

Eine besondere Arbeitserleichterung erlaubt die automatische Fakturierung von monatlichen oder vierteljährlichen Abschlägen mit anschließendem Lastschrifteneinzug. Die vom Mandanten tatsächlich geleisteten Zahlungen werden selbstständig aus dem Anzahlungskonto der Buchhaltung in die Endabrechnung übertragen. Bei der späteren Verbuchung der Endabrechnung werden die Abschlagszahlungen auf dem Anzahlungskonto wie auch evtl. Differenzen zwischen Abschlagsrechnung und Abschlagszahlung vom Programm selbstständig ausgebucht bzw. korrigiert.

Finanzbuchhaltung

Mit der Übernahme der Rechnungsbuchungen in die Kanzleibuchhaltung (AssGEBU) ist die Fakturierung u.a. an den Zahlungsverkehr (Onlinebanking), an die Offene-Posten-Rechnung, an das mehrstufige Mahnwesen und die Abschlusserstellung angeschlossen.

Die in AssGEFA erstellten Abschlags- oder Endrechnungen können automatisch per Lastschrifteneinzug für alle Mandanten eingezogen werden, die eine Einzugsermächtigung erteilt haben. Hierzu wird aus den Rechnungsdaten eine Zahlungsverkehrsdatei erzeugt, die mit dem Onlinebanking an die Bank übermittelt werden kann.

Auf der Grundlage der offenen Rechnungen können Mahnschreiben z.B. an säumige Mandanten erstellt werden. Hierzu steht ein fünfstufiges Mahnwesen zur Verfügung. Die vorgegebenen Mahntexte lassen sich individuell abändern, auf Wunsch werden Mahngebühren oder Verzugszinsen aufgeschlagen. Vor dem Ausdruck der Mahnschreiben erlaubt eine geraffte Mahnübersicht eine optimale Kontrolle und ggf. Änderung der Mahnstufe.

Erfolgskontrolle

Auf der Grundlage der in AssGEFA erfassten Daten lassen sich wertvolle Aussagen für die Unternehmensführung ableiten. Zahlreiche Auswertungen geben einen Überblick über den Stand der Auftragsbearbeitung (erledigt/unerledigt), über Mandanten- und Mitarbeiterumsätze, verbrauchte Arbeitszeiten und entstandene Kosten. Die Auswertung "Mandantenstatus" zeigt z.B. eine vollständige Übersicht über alle Aufträge eines Mandanten, deren Bearbeitungsstand, verbrauchte Zeiten, entstandene Kosten und den erzielten Gewinn bzw. Verlust.

Die Deckungsbeiträge je Mandant lassen sich wahlweise sortieren nach Mandant, Umsatz, Kosten oder Ergebnis (Mandantenhitliste).

In der Auswertung „Bearbeitungsstand nach Auftragsarten“ lassen sich für alle Leistungsarten die erledigten und unerledigten Aufträge einsehen, sortiert nach Mitarbeiter, Auftragsart und Status. So werden z.B. für die Buchführungsaufträge die Anzahl der erledigten Monate dargestellt.

Mandantenverwaltung

Die Mandantenverwaltung ermöglicht auf Knopfdruck den Zugriff auf alle Mandantenstammdaten außerhalb von AssGEFA. Es lassen sich z.B. Kurzbriefe sowie Serienbriefe mit MS-WORD erstellen, E-Mails versenden oder individuell zusammengestellte Mandantenlisten mit Hilfe von selbstdefinierten Abfragen erstellen.
Mandantenstammdaten werden vollautomatisch im Fristenwächter von ReKoSo weiterverarbeitet. Ein praktisches Anwendungsbeispiel: Hier

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