Datenservice BELEG

„Der Beleg soll dort sein, wo man ihn braucht“ - dieser Grundsatz leuchtet ein, blieb aber bislang oft nur eine Wunschvorstellung. Denn bei der räumlichen Trennung zwischen Mandant und Steuerkanzlei mussten bisher die Belege auf dem Postweg oder durch persönliche Besuche überbracht werden - mit vielem Hin und Her, Wartezeiten, Verzögerungen und Problemen, wenn bspw. ein versandter Beleg wegen Ver­si­che­rungs- oder Garantiefall doch schnell wieder vor Ort benötigt wurde.

Besonders einfach ist die Übermittlung, wenn die von der nlb empfohlenen Fujitsu-Scanner mit der Software AssBELEG benutzt werden; in diesem Fall wird alles von der nlb (per Fernwartung) so eingerichtet, dass per Tastendruck auf den Scanner der Beleg direkt ins passende Postfach bei der nlb hochgeladen wird.

Typischer Ablauf:

  • Mandant scannt seine Papierbelege 
  • Ergebnis sind PDF-Dokumente mit Texterkennung 
  • Suchbegriffe werden automatisch erzeugt (keine Schlüsselworteingabe o.dgl.)
  • Mandant erzeugt automatisch ausgefüllte Überweisungen incl. Bank-Ausführung (optional)
  • Mandant lässt Belege automatisch zur Kanzlei hochladen
  • Kanzlei erhält die Belege automatisch in der jeweiligen Mandantenbuchhaltung
  • Kanzlei verknüpft die Beleg mit der Buchhaltung

 

Vorteile 

  • Mandant und Kanzlei nutzen alle Vorteile digitaler Dokumente
  • blitzschnelles Suchen
  • GoBD-konforme Archivierung und Historisierung
  • Verknüpfung mit Buchungen bzw. Zahlungsverkehr

 

Weitere Merkmale

  • Nutzung auch für Nicht-Beleg-Dokumente (wie Verträge, Korrespondenz, Nachweise)
  • Komfortable PDF-Bearbeitung (Heften, Teilen, Notizen) wie sonst nur in teurer Spezialsoftware
  • Sicherung über nlb (zentral, in Verden) oder dezentral

Alternative: Reine Belegbereitstellung für die Kanzlei 

Für Mandanten von Kanzleien, die digitale Belege gar nicht selbst nutzen wollen, sondern den Scanner nur verwenden, um die erzeugten digitalen Belege der Kanzlei zur Verfügung zu stellen, gibt es auch eine nlb-Lösung, die ohne jede nlb-Software und sogar ohne PC auskommt: Es genügt dann die Verwendung eines Scanners, der Texterkennung (OCR) und den selbsttätigen Versand von E-Mails (über WLAN) erlaubt. Einen solchen Scanner der Fa. Brother können Sie über die nlb beziehen. Per Knopfdruck (Scan-Taste) auf dem Scanner werden dann Belege gescannt und zugleich automatisch per E-Mail an ein nlb-Postfach gesendet. Von diesem Postfach, das die nlb für Ihren Betrieb einrichtet, können die digitalen Belege dann - bei Vorliegen der erforderlichen Berechtigungen - von Ihrer Steuerkanzlei in Ihre Buchhaltung(en) übernommen werden. 

Speichern ist gut - Verknüpfen ist besser

Ist schon ggf. allein das „doppelte Vorhandensein“ der Belege bei Man­dant und Kanzlei ein großer Vorzug, so bringt die Digitali­sierung noch erhebliche, zusätz­liche Vorteile. Belege nach be­stimm­ten Na­men oder Zahlen zu durchsuchen, erforderte früher langwieriges Durch­blättern - jetzt geht es im Handumdrehen, denn mit dem Belegassistenten können die Belege nach Texten und Zahlen durch­sucht und gefiltert werden. Hauptzweck des Beleg­assistenten ist aber, die Belege mit Geldvorgängen zu verknüpfen. Die Zuord­nung ist denkbar einfach, es genügt ein Mausklick oder Tasten­druck, wenn Geldvorgang und passender Beleg zugleich am Bild­schirm stehen. Beim Durchblättern der Geld­vorgänge werden dann auto­matisch die zugeordneten Belege eingeblendet.

Pro Geldvorgang ein Beleg - so einfach ist es oft nicht. Der Beleg­assistent passt sich daher flexibel der Buchungswirklichkeit an: per Mausklick kann ein Beleg mehreren Geldvorgängen zuge­ord­­net werden, oder es können auch mehrere Dokumente zu ei­nem Beleg zu­sammengeheftet werden.

Digitale Belege - mehr Zeit fürs Wesentliche

Einfachere, effektivere Organisation

  • Originalbelege verbleiben im Betrieb vor Ort
  • Entlastung der Kanzlei von Papier­belegen
  • Mandant und Kanzlei haben dasselbe vor Augen
  • Datenhaltung integriert in die Buch­haltung
  • Kanzlei kann auch im Nachhinein sofort Belegnachweis führen

Zeitvorteile

  • 24h-Übermittlung der Belege
  • kein zeitraubendes Hin und Her durch Versand/Abholen
  • Kanzlei hat Sofortzugriff auf Belege ohne Zeitverzug
  • Fristen einhalten ohne Stress
  • zeitnahe Controlling-Auswertungen (BWA, Planungsrechnung)
  • zeitnahe Gewinnvorschau ermöglicht noch „Gegensteuern“

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