Der Empfang von E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze nach Vorgaben der Europäischen Norm EN16931 ist ab dem 01. Januar 2025 für Unternehmen verpflichtend – für Ausgangsrechnungen ist eine Übergangsfrist bis Ende 2027 vorgesehen.
Die bisher häufig verwendeten Rechnungen im PDF-Format werden mit Papierrechnungen gleichgestellt und zusammengefasst zu „sonstigen Rechnungen“. Diese erfüllen nicht die Anforderungen der E-Rechnung!
Um optimal vorbereitet zu sein, sollten Sie jetzt handeln und mit der nötigen Umstellung der Prozesse beginnen. Mit den Softwareprodukten der nlb haben sowohl Steuerkanzleien als auch Mandanten die perfekt aufeinander abgestimmte Lösung. Der Empfang und die automatisierte Verarbeitung von elektronischen Eingangsrechnungen sowie die Erstellung von konformen Ausgangsrechnungen werden optimal unterstützt. Nachfolgend informieren wir Sie über das Thema „Elektronische Rechnung“ und geben Ihnen Empfehlungen für die Unterstützung.
Eingangsrechnungen (Pflicht ab 01.01.2025)
Der größte Vorteil der E-Rechnung liegt in der Verfügbarkeit von strukturierten Daten im sog. „XML-Format“. Diese Daten bieten die Möglichkeit zur automatisierten Verarbeitung in der Buchführung und in den vor- und nachgelagerten Prozessen.
Die gängigsten Rechnungsformate sind „ZUGFeRD“ und „XRechnung“.
Mit unseren Lösungen werden bereits jetzt die Anforderungen von eingehenden E-Rechnungen erfüllt.
Für die Bearbeitung von XRechnungen erzeugt die nlb-Software eine bildliche Darstellung, damit die Beleginhalte lesbar gemacht werden.
Für den Eingang von elektronischen Rechnungen stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung. Neben den gängigen manuellen Importfunktionen gibt es viele automatisierte Schnittstellen. Per E‑Mail eingehende Rechnungen können vollautomatisch importiert werden. Bei Bedarf kann ohne Mehrkosten auf Knopfdruck eine eigene E-Mail-Adresse von der nlb für den Empfang von Rechnungen in nlb online eingerichtet werden. Für Rechnungen die nicht per E-Mail verschickt, sondern in Online-Portalen zur Verfügung gestellt werden, kann komfortabel über die Schnittstelle zu unserem Partner GetMyInvoices der Abruf der Belege erfolgen.
Ausblick: Derzeit entwickeln wir eine Möglichkeit, einfache Rechnungsfreigabeprozesse für die elektronischen Eingangsbelege im Unternehmen abzubilden.
Eine automatisierte Weiterverarbeitung garantiert viele Vorteile bei der Nutzung von E-Rechnungen. So können z. B. vollautomatische Zahlungsvorschläge erzeugt werden und diese mit der integrierten Banking-Funktion direkt an die Bank übermittelt werden. Bei Offene-Posten-Buchhaltungen gibt es eine zeitsparende Erstellung von Buchungsvorschlägen für die laufende Buchführung. Weitere Ausbaustufen in der Automatisierung der Buchführung sind geplant.
Durch die Nutzung unserer Cloud-Variante „nlb online“ werden die Dokumente GoBD-konform und hochsicher in unserem eigenen zertifizierten Rechenzentrum gespeichert. Ein Zugriff auf die Belege ist hier jederzeit möglich – egal mit welchem Endgerät.
Ausblick: Für den optimalen mobilen Zugriff entwickeln wir derzeit eine Smartphone-App für die gängigsten Betriebssysteme Android und iOS. Eine Freigabe wird im Laufe des Jahres 2024 erfolgen.
Ausgangsrechnungen (Pflicht ab 01.01.2028)
Mit dem Programm AssFAKT stehen Mandanten mit einer Vielzahl von Ausgangsrechnungen komfortable und umfangreiche Möglichkeiten zur Verfügung, diese zu erstellen sowie die daraus resultierenden Buchungen inklusive der digitalen Belege automatisch in die Buchführungsprogramme der nlb zu übernehmen.
Für die Pflicht zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen wird das Programm AssFAKT derzeit entsprechend erweitert und im Laufe dieses Jahres veröffentlicht.
Eine große Zahl der Anwender wird aktuell aber sicherlich noch keine eigene Software zur Rechnungsstellung nutzen, sondern im Falle von wenigen Rechnungen lediglich Hilfsmittel wie Word und Excel oder handschriftliche Belege erzeugen. Für diese Zielgruppe entwickeln wir momentan eine neue webbasierte Faktura-Lösung in unserem Online-Portal „nlb online“. Mittels einer einfachen und auf das Wesentliche reduzierten sowie kostengünstigen Faktura können Anwender mit nur wenigen Ausgangsrechnungen hier zukünftig gesetzeskonforme E-Rechnungen erfassen – ohne die Installation einer zusätzlichen Software und mit der Sicherheit unseres eigenen Rechenzentrums.
Durch Nutzung des hybriden ZUGFeRD-Formats und der darin enthaltenen visuellen Darstellung eignet sich die Lösung auch zur Ausstellung von Rechnungen an Endkunden, die nicht an die Pflicht der E‑Rechnung gebunden sind.
Ein weiterer großer Vorteil hierbei: Die erstellten Belege werden unmittelbar in der Dokumentenverwaltung gespeichert, so dass diese ohne Systembruch und ohne weiteren Übermittlungsschritt in der Buchführungssoftware der nlb für die weitere Verarbeitung zur Verfügung stehen.
Das neue Modul „Faktura online“ wird im Laufe dieses Jahres zur Verfügung stehen.
Wie gewohnt liefern wir zu allen Fragen rund um die E-Rechnung erstklassige Beratung und Unterstützung. Um beim Ein- und Umstieg optimal zu helfen, bieten wir bis zum Ende des Jahres kostenlose Infoveranstaltungen an. Diese werden einmal wöchentlich in Form eines Online-Seminares stattfinden. Im Anschluss an einen ca. 90-minütigen Vortrag, geht die Dozentin gerne auf evtl. Fragen ein.
Inhalt dieser Veranstaltung werden sowohl die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Einführung der E-Rechnung als auch die Vorstellung der optimalen Lösungen zum Empfang und der Erstellung von elektronischen Rechnungen mit den nlb-Programmen sein. Zielgruppe sind in erster Linie Betriebe, welche Ein- und Ausgangsrechnungen verarbeiten, aber auch Mitarbeiter von Steuerkanzleien können und dürfen gerne teilnehmen. Hier können Sie Ihren kostenlosen Termin buchen.
Termine für die Infoveranstaltung:
Wir sind vorbereitet – seien Sie es auch! Mit den Lösungen der nlb sind Sie für die Einführung der E-Rechnung bestens aufgestellt.
Möchten Sie weiterführende Informationen zu diesem Thema? Rufen Sie uns gerne an: 04231/955-246 oder schauen Sie sich unseren Infoflyer an.
Über unseren quartalsweise erscheinenden Newsletter informieren wir regelmäßig über Programmneuerungen zur E-Rechnung, aber auch zu weiteren spannenden und aktuellen Themen rund um die nlb-Programme. Für die Anmeldung zum Newsletter schicken Sie bitte eine formlose E-Mail an newsletter@nlb.de
